Definir o número de pessoas que ocuparão os diversos cargos e funções em uma empresa não é tarefa fácil. Normalmente esta tarefa é realizada com base na percepção dos gestores e talvez e uma análise mais aprofundada pela área de remuneração, seguida de negociações com a administração da empresa e incansáveis justificativas para que se aprove uma nova contratação para o “correto” dimensionamento do quadro de pessoal.
Qualquer dessas alternativas apresenta resultados muito questionáveis, seja do ponto de vista da empresa, seja sob a ótica dos empregados.
No sentido de melhor quantificar suas necessidades de recursos humanos, as empresas, que tem investido nos últimos anos em modernização, mapeando, melhorando e automatizando seus processos, em busca de eficiência operacional, estão migrando cada vez mais para o modelo “gestão ponta a ponta”, como apresentado na figura “A transversalidade de um processo”, ou seja, fazendo gestão do negócio por processos. Este modelo, quando bem conduzida a sua implantação, permite identificar corretamente os “atores” de cada processo.
Uma forma de minimizar processos burocráticos e se tornar mais competitiva e menos hierarquizada, seria com uma releitura de seus processos internos para simplificá-los. Eliminar o desnecessário, dimensionar racionalmente suas equipes de trabalho, gerenciar seus custos, avaliar seus resultados e, sobretudo, agregar valor ao cliente.
Quando nos defrontamos com o problema de dimensionamento de mão-de- obra em tempos de empowerment, profissionais polivalentes, cargos multifuncionais e outros avanços na área da administração de Recursos Humanos, fica ainda mais complexa esta análise.
Se relembrarmos todo o processo de downsizing e enxugamento pelo qual as organizações já passaram, isso é no mínimo intrigante. Há a necessidade de aprimorar as técnicas existentes para o (re) dimensionamento do quadro de pessoal. O problema a ser tratado neste artigo pode ser resumido na seguinte questão:
Como as organizações podem determinar o número de empregados para entregar aos clientes o produto ou serviço que se propõem a oferecer, no menor custo e maior velocidade?
Pensando nisso, desenvolvemos uma ferramenta ”Censo de Atividades” que possibilita identificar os diversos processos existentes nas empresas. Veja abaixo, 10 motivos para aplicar esta ferramenta na sua empresa:
- ter uma visão clara dos processos e subprocessos existentes na organização;
- identificar a participação das pessoas (atores) nos diversos processos (em parte ou no todo);
- demonstrar como e onde os recursos são alocados, permitindo assertividade no rateio de custos;
- permite melhorar a visão processual e organizacional;
- permite mostrar os processos que agregam valor ao negócio;
- elaborar descrição de cargos baseado em processos e entregas;
- identifica quanto custa cada processo da empresa;
- possibilita redução de horas extras;
- permite uma análise mais aprofundada em processos de fusão e aquisição de empresas;
- identificar oportunidades de melhoria nos diversos processos existentes; Dentre outras;
Após a aplicação do “Censo de Atividades” de forma estruturada e organizada, ela lhe dará uma espécie de “fotografia da empresa”, ou seja, como está organizada atualmente para atender todas as demandas internas, dando-lhe a possibilidade de repensar o resultado de desempenho que deseja para sua organização.
Não há como negar, mais do que nunca, as empresas estão sendo forçadas a redefinirem seus papéis, responsabilidades e relacionamentos internos e externos.
Aplicando-se o "Censo de Atividades" sua empresa será capaz de responder algumas perguntas, tais como:
Quantos atores eu realmente preciso para cada processo?
Posso fazer o mesmo com menos atores?
Posso fazer mais com o mesmo?
A remuneração total, individual, está adequada?
Os tempos estimados estão coerentes para a realidade?
As entregas podem ser melhoradas?
Este processo é crítico? Se sim, como preparo sucessores?
O rateio dos custos estão corretos?
Os atores estão nas posições corretas?
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