Uma pesquisa do site CareerBuilder(1) identificou o que os trabalhadores dizem ser os principais “vilões” da produtividade no ambiente de trabalho.
- Uso do aparelho celular/mandar mensagens de texto – 50%
- Fofoca – 42%
- Internet – 39%
- Redes sociais – 38%
- Pausas para o lanche ou para fumar – 27%
- Colegas de trabalho barulhentos – 24%
- Reuniões – 23%
- E-mail – 23%
- Colegas de trabalho que param para conversar – 23%
- Colegas de trabalho que usam o viva-voz para ligações – 10%
Nossa intenção aqui é focarmos os itens 7 e 8, que estão diretamente ligados aos processos das empresas ou a falta deles. Os itens 6 e 10, estão relacionados ao comportamento que podem ser facilmente corrigidos. Os demais podem ser monitorados, caso haja processos automatizados (BPMS)(3), onde seria possível controlar as atividades e tarefas dos funcionários.
Reuniões
“Costumo dizer que reuniões são coisas perigosas! As pessoas fazem reuniões dentro de uma grande empresa porque não sabem exatamente aquilo que tem que fazer...” estas foram palavras do empresário Abílio Diniz em uma entrevista.
Uma empresa que deixa claramente definidas suas responsabilidades, papéis e seus limites, dentro de um PROCESSO, devidamente mapeado, terá, sem dúvida alguma, redução significativa de reuniões improdutivas dentro das organizações. Reuniões continuam sendo importantes, para discutir um tema novo ou projeto. Como já citado em post anterior sobre a produtividade do Brasil - “Para que serve mapeamento de processos?” Os números são alarmantes, para não dizer vergonhosos! A boa notícia é que temos muitas oportunidades no Brasil que não requerem grandes investimentos e sim, conhecimento sobre BPMN(2) e BPMS (3).
Uma empresa que resume os processos de forma simplista como “transformar entradas em saídas” tende a promover reuniões improdutivas, que tratam apenas de um reforço de papéis e responsabilidades de cada indivíduo e sem conteúdo relevante.
Em um dos projetos que atuamos em 2015, aplicamos uma ferramenta que denominamos “Censo de Atividades” para levantamento do tempo de cada funcionário em seus processos e sub-processos, o resultado chamou muito a atenção dos dirigentes, onde 30% do tempo de todos os funcionários eram dedicados a responderem e-mails. Para algumas empresas, esse volume de e-mails pode até parecer normal, no entanto, considerem, nesse exemplo, vários funcionários copiados onde geravam discussões intermináveis, ou seja, sem dono e sem propósito claramente definidos. Novamente, falta de processo!
Nessa situação implantamos sistema de gerenciamento de projetos e atividades, após uma ampla discussão sobre objetivos e metas da organização. Tudo em um único ambiente, com trocas de informações pautadas em metas desdobradas para toda empresa.
Conclusão
A deficiência dos processos nas empresas se dá pela falta de um fator importantíssimo: metas específicas e mensuráveis alinhadas aos objetivos da organização. Este componente leva as organizações a um patamar superior de gestão “ponta-a-ponta”, termo usado em empresas que fazem uma gestão focada no cliente. Nesse sentido, as reuniões tratam, não somente de temas novos ou projetos, mas também dos prováveis desvios ocorridos no seu processo, buscando melhoria contínua, sempre alinhada com a estratégia da organização.
Vamos em busca do ideal: Reuniões com pauta definida, preferencialmente para temas novos, projetos e melhorias e que e-mails passem a ser um instrumento de comunicação externa e restrito às comunicações oficiais da empresa.
(1) A pesquisa foi realizada no período de 10 de fevereiro a 4 de março de 2014 com uma amostra de 2.138 recrutadores e profissionais de Recursos Humanos, além de 3.022 funcionários de empresas privadas dos Estados Unidos.
(2) BPMN - O Business Process Model and Notation (BPMN, anteriormente conhecido como Business Process Modeling Notation) (em português Notação de Modelagem de Processos de Negócio) é uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócio e trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de processos, o que facilita o entendimento do usuário. A modelagem é uma etapa importante da automação, pois é nela que os processos são descobertos e desenhados. É nela também que pode ser feita alguma alteração no percurso do processo visando a sua otimização. A notação também pode ser utilizada para a modelagem de Arquitetura de Processos. Por wikipedia.
(3) BPMS - Business Process Management Suite ou System - BPMS é um conjunto de sistemas que automatiza a gestão de processos de negócio (modelagem, execução, controle e monitoração). Tipicamente, inclui o mapeamento dos processos de negócio ponta-a-ponta, desenho dos fluxos e formulários eletrônicos, definição de workflow, regras de negócio, integradores, monitoração em tempo real das atividades e alertas. É uma poderosa ferramenta de gestão, para garantir que os processos estão sendo efetivamente executados como modelados, contribuindo para os objetivos da organização. Por wikipedia.
