Afinal, para que serve um escritório de processos?

O escritório de processos, também conhecido como BPMO - Business Process Management Office, auxilia a organização no monitoramento do desempenho dos seus diversos processos internos, identificando oportunidades para otimizar seus recursos de infra-estrutura (equipamentos, ferramentas, tecnologia, etc), referências (regras, normas, instruções de trabalho, etc) e a operação, onde os valores são gerados ou adicionados.

O escritório de processos ajuda a “quebrar” barreiras existentes entre os departamentos, proporcionando uma visão ponta a ponta com foco do cliente. A empresa é vista de forma horizontal e não mais a tradicional estrutura hierárquica verticalizada, como representado na figura abaixo. É possível que este escritório seja também o agente de mudanças, pois ele “orquestra” as diversas iniciativas de transformação de processos de negócios da organização.

Evita o retrabalho e traz maior competitividade e sustentabilidade a médio e longo prazo para a organização. Cabe também ao escritório de processos, o treinamento das pessoas, para desenhar processos BPM - Business Process Management (*), sendo o disseminador das boas práticas em processos, avaliando sempre a eficácia das ações implantadas, trazendo para a organização as lições aprendidas além de informar seus “stakeholders” sobre as iniciativas de processos, com melhoria, redesenho ou inovação.

Podemos também dizer que o escritório de processos, é a ligação entre a estratégia de negócio e as áreas funcionais da organização. É o guardião das regras e procedimentos estabelecidos de forma a garantir a obtenção de resultados tangíveis, através da sua atuação que extrapola os limites internos da organização, se conectando com fornecedores, a empresa e o cliente.

(*) BPM é a nova forma de articular e aplicar de modo integrado abordagens, metodologias, estruturas de trabalho, práticas, técnicas e ferramentas para processos que muitas vezes são aplicadas de maneira isolada. BPM é uma visão holística de organizar, estruturar e conduzir o negócio. BPM também reconhece o papel-chave de pessoas com habilidades e motivação, bem como o uso correto de tecnologias para entregar melhores produtos e serviços para os clientes. - BPM CBOK - versão 3.0 - 3a Edição.

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